Le respect de la protection des données à caractère personnel s’inscrit dans le cadre des engagements de la Société Hoptis Software.
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cadre de son activité, Hoptis Software met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
– « client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente d’Hoptis Software;
– « contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec Hoptis Software mais qui n’est pas client;
– « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel ;
– « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ;
Hoptis Software prend toutes les précautions nécessaires pour s’assurer que les données personnelles sont traitées en toute sécurité et en conformité avec la réglementation.
La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et contacts d’Hoptis Software.
Les données sont collectées et traitées de manière loyale et licite. Elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
Sauf obligation légale, Hoptis Software ne traite pas de données personnelles qui seraient liées aux origines raciales ou ethniques, aux opinions politiques, religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques, ou relatives à l’orientation et à la vie sexuelle.
Hoptis Software collecte les données de ses clients et de ses contacts notamment à partir de :
Les informations recueillies sont enregistrées dans des fichiers informatisés pour répondre aux besoins des clients, aux demandes de place en crèche ou d’information.
Les données collectées le sont également pour assurer le bon fonctionnement des services proposés.
Hoptis Software s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires autorisés et notamment aux destinataires suivants :
Les données personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire à l’accomplissement de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. Elles sont ainsi conservées aussi longtemps que nécessaire afin de permettre à Hoptis Software de se conformer aux réglementations et lois applicables, ou aussi longtemps que nécessaire aux exigences opérationnelles, telles que la conservation des dossiers enfants, l'amélioration de la gestion de la relation client, la réponse aux éventuelles plaintes, ainsi que le cas échéant, pour défendre ses droits. La plupart des données clients sont conservées pendant 5 ans à l'issue de la relation contractuelle.
Au terme de la réalisation de cet objectif, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.
Conformément au RGPD les clients et contacts disposent d’un :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
- la demande doit être formulée par écrit à l’adresse mail suivant : dpo@hoptis.com
- lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite
- lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Hoptis Software et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le client ou le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.
Hoptis Software informe ses clients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, Hoptis Software s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Il appartient au Hoptis Software de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
En cas de violation de données à caractère personnel, Hoptis Software s’engage à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la réglementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
Cnil – Service des plaintes
3, place de Fontenoy
TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par Hoptis Software en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).